Konsep Organisasi, Administrasi dan Manajemen 

Manusia adalah homo administratikus ( Siagian, 1990 ). Pernyataan ini berarti manusia adalah makhluk yang selalu malakukan kegiatan Administrasi. Didalam kehidupannya, manusia melakukan kegiatan untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia sangat beragam ditambah oleh kecenderungan manusia yang selalu tidak puas memaksa manusia untuk bekerja dan terus bekerja.

Naluri manusia sebagai makhluk sosial mendorong manusia untuk selalu bermasyarakat. Disamping itu, kondisi tiidak sempurna yang ada dalam diri Manusia memaksa manusia untuk selalu membutuhkan kehadiran manusia lain dalam kehidupannya. Kedua hal inilah yang mendasari terjadinya administrasi dalam kehidupan manusia.

DEFENISI ADMINISTRASI

1. Secara Etimologi

Kata Administrasi sudah sering kali kita dengar, tetapi dalam konotasi sempit yaitu kegiatan ketatausahaan. Administrasi yang sering di dengar di Indonesia berasal dari bahasa Inggrisdan Belanda. Inggris yaitu berasal dari kata administration yang mempunyai asal kata dari bahasa latin ad dan ministrare yang berarti melayani ( to serve ). Dan dari Belanda yaitu berasal dari kata  administratie yang berarti kegiatan tata usaha  ( Sagala, 2006 ).

2. Menurut para tokoh

Jadi, defenisi administrasi yang paling sederhana adalah kerja sama untuk mencapai tujuan ( Kaluge, 2003). Dan menurut Sondang. P Siagian adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi sebagai bentuk kerja sama merupakan cara manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Dalam memenuhi kebutuhannya, manusia senantiasa berusaha mencari cara yang paling efisien dan efektif untuk memenuhi kebutuhannya.

Dari pengertian diatas, dapat diketahui beberapa unsur yang memebentuk administrasi, yaitu : dua manusia atau lebih, tujuan yhang hendak dicapai, tugas-tugas yang harus dilaksanakan, sertga peralatan untuk menyelesaikan tugas (Siagian, 1990).

Dalam setiap kegiatan, tujuan meruupakan elemen terpenting yang mengarahkan kegiatan. Tujuan adalah sesuatu yang akan direalisasikan melalui pelaksanaan kegiatan. Sebagai sesuatu yang harus direalisasikan, setiap bentuk kegiatan akan diarahkan menuju tujuan, tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi kegiatan yang dilakukan (Etzioni, 1982).

Dengan demikian, tujuan sebagai sumber legitimasi berfungsi sebagai bentuk pertanggung jawaban terhadap permasalah yang mungkin timbul dari pelaksanaan kegiatan.  Administrasi dalam pengertian lain adalah rangkaian kegiatan bersama kelompok manusia secara sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi agar dapat terlaksana suatu usaha  tujuan tertentu yang telah ditetapkan (Sagala, 2006). Administrasi dalam pengertian ini adalah kegiatan sistematis untuk mewujudkan misi organisasi.

ESENSI ADMINISTRASI

Administrasi pada intinya adalah kerja sama antar manusia karena manusia adalah makhluk yang lemah dan tidak sempurna, sementara pada sisi yang lain manusia mempunyai berbagai macam kebutuhan yang senantiasa menuntut untuk dipenuhi, maka manusia membutuhkan manusia lain untuk bekerja secara bersama-sama dalam memenuhi kebutuhannya.

Bentuk interaksi berupa kerja sama yang paling ideal dalam upaya pemenuhan kebutuhan manusia adalah administrasi. Karena itu, esensi administrasi adalah keteraturan dalam kerja sama atau kerja sama yang teratur (Ali, 2004). Kondisi saling membutuhkan merupakan asal mula terjadinya kerja sama. Dalam kondisi saling membutuhkan manusia akan senantiasa berusaha mencari manusia lain. Dalam kondisi membutuhkan manusia selalu mengikatkan diri dengan manusia lain. Kondisi saling terikat yang ada dilandasi oleh hubungan saling bergantung. Ketergantungan manusia yang satu dengan manusia yang lain yang kemudian menjadi inti kerja sama.

Dalam bekerja sama, manusia mengejar sejumlah tujuan. Tujuan yang ada pada dasarnya merupakan akumulasi dari sejumlah kebutuhan manusia. Kebuutuhan yang ada senantiasa mendesak untuk dipenuhi. Untuk melakukan efisiensi terhadap pemenuhan kebutuhan, manusia menentukan tujuan-tujuan tertentu yang akan dicapai. Tanpa tujuan yang jelas, kerja sama adalah tindakan sia-sia yang menghabiskan waktu dan energi.

Walaupun tindakan yang menurut sebagian orang tidak bertujuan, namun bagi individu bersangkutan tindakannya tetap saja mempunyai tujuan, pada kasus orang melamun misalnya, sebagian besar orang mungkin akan menilai tindakan melamun sebagai tanpa tujuan, tetapi menurut pakar psikologi, melamun adalah pelarian dari keadaan frustasi karena ketidak mampuan mengatasi hambatan dalam upaya pemenuhan kebutuhan.

Bentuk kerja sama dalam administrasi adalah pembagian kerja. Artinya masing-masing pihak yang terlibat dalam kerja sama akan diberikan tugas berupa pekerjaan yang harus diselesaikan. Dengan pembagian tugas, masing-masing pihak yang terlibat dalam kegiatan kerja sama mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda. Keragaman aktivitas  timbul dari adanya pembagian tugas.

  

KONSEP DASAR MANAJEMEN

A.    DEFENISI MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa inggris yaitu management yang mempunyai asal kata to manage yang berarti mengatur. Didalam manajemen, terjadi proses pengaturan terhadap kegiatan mencapai tujuan.

Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memeperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan orang lain (Siagian, 1990). Manajemen menurut defenisi ini adalah merupakan sebuah kemampuan atau keterampilan. Kemampuan tersebut mencakup kemampuan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, serta pengawasan.

Menurut (siswanto, 2006) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut (Hasibuan 2005) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam definisi diatas penulis penyimpulkan bahwa manajemen adalah sebuah kegiatan memadukan semua sumber daya yang ada sehingga tercipta sinergi sumber daya dengan efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mencapai tujuan tertentu. Aktivitas memadukan harusnya merupakan penyesuaian antara karakteristik sumber daya dengan penggunaan sumber daya.

Uraian diatas menyiratkan bahwa manajemen bisa dilihat sebagai sebuah aktivitas. Aktivitas yang ada dimaksudkan untuk memadukan dan mengatur semua sumber daya yang dimiliki organisasi. Pengaturan yang dimaksud dilakukan terhadap sumber daya yang terdiri dari  6 M yaitu man, money, methods, machines, material, dan market (Hasibuan, 2005) 

ASPEK PENTING MANAJEMEN

Ada 3 aspek penting  manajemen yaitu :

1.     Manajemen merupakan suatu bentuk kerja artinya tanpa kita memahami dan menjalankan kerja, kita tidak akan bisa menjalankan manajemen, karena manajemen itu adalah bekerja didalam  melalui suatu team atau kelompok orang-orang pekerja.

2.     Manajemen merupakan suatu sistem kerja yaitu merupakan serangkaian prosedur-prosedur kerja sama tertentu.

3.     Manajemen merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh orang yang berfungsi memimpin dan mengendalikan organisasi sebagai suatu sistem kerja sama yang disebut menejer. 

TIPE-TIPE MANAJEMEN

1.    SEGI TIPE GOLONGAN

§  Golongan pimpinan  yang terdiri atas orang-orang yang bakat atau kesenangannya adalah menggerakkan atau memimpin orang-orang lain.

§  Golongan menengah ( independent ) terdiri atas orang-orang yang perhatiannya dicurahkan kepada ilmu, keahlian, kejujuran, tehnik, dagang, kedokteran, hukum dan lain-lain.

§  Golongan bawahan terdiri atas orang-orang yang tidak mampu atau memang tidak senang mengurus dirinya sendiri sehingga kesenangannya adalah mengikuti orang lain sebagai pemimpin mereka.

2.    SEGI TIPE LEADERSHIP

§  Manajemen Tradisional adalah manajemen yang berjalan karena tradisi, berdasarkan kebiasaan yang dipupuk secara bertahun-tahun dan sering kali secara sistematis.

Manajemen ini mempunyai kelemahan yaitu :

1.     Pengembangan lambat sekali, memerlukan waktu bertahaun-tahun dan mungkin sampai puluhan tahun.

§  Penggunaannya terbatas, hanya dapat dipakai dalam menghadapi bidang usaha atau pekerjaan yang terbatas.

§  manajemen Bapak-Isme adalah manajemen yang berjalan karena pandangan dan ketaatan bawahan terhadap manajernya. sebagai bapak sudah sepatutnya atau sepantasnya ditaati dan dituruti kemauannya sebaik-baiknya.

Kelemahannya yaitu :

1.     Pengurusan dari pada hal-hal yang zakelijk (tegas) didasarkan atas perasaan, sehingga selalu akan gagal.

2.     Penggantian pimpinan sukar, oleh sebab tidak banyak orang yang dapat berperan sebagai bapak.

3.     Manajemen semacam itu hanya dapat digunakan dalam lingkungan usaha kecil.

4.     Kerja sama atas dasar perasaan, lambat laun akan mengalami keretakan yang tidak dapat diperbaiki dengan menggunakan perasaan.

§  Manajemen sistematis adalah jenis manajemen yang terutama digemari oleh para insinyur dan teknisi pada umumnya berjiwa eksakta.

Penyelenggaraan pekerjaan dalam rangka manajemen sistematis ini, termasuk orang-orangnya dan alat-alatnya dipola sebelumnya menurut dari tindakan-tindakan serta gerak dari jumlah- jumlah atau kwalitas kerjanya.

Kelemahannya yaitu :

1.     Manajemen seperti ini hanya mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan yang dapat diukur dan di kalkulasi secara eksak, kemudian ditata seperti permainan tata letak.

2.     Kurang luwas, memerlukan pekerja-pekerja yang dapat bekerja mekanis-rasional, dan terutama sukar guna mengikuti keadaan yang berubah serba cepat.

3.     Mempunyai kecenderungan untuk memperlakukan manusia sebagai mesin atau robot.

§  Manajemen ilmiah adalah manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan, metode-metode ilmiah didalam menghadapi masalah-masalah, kasus-kasus dan tindakan-tindakan yang perlu diambil.

Mempergunakan metode ilmiah dalam menghadapi masalah atau kasus berarti pada waktu menghadapi masalah atau kasus dan berusaha mencari jawaban atau jalan pemecahan si manajer bersikap obyektif, sistematis, rasional, factual, analitis, dan kritis. Namun dalam pelaksanaan dari keputusan-keputusan nanti barulah ia bersikap sesuai dengan iklim social, psykologis, dan sebagainya.

Hubungan Antara manajemen, Administrasi dan Organisasi

Organisasi pada dasarnya  adalah sekumpulan manusia yang mempunyai minat dan kepentingan yang sama. Karena mempunyai minat dan kepentingan yang sama, akhirnya manusia membentuk sebuah kelompok.

Didalam Organisasi, manusia bekerja sama untuk mewujudkan kepentingan. Kepentingan yang ada merupakan sesuatu yang ingin di wujudkan. Karena itu kepentingan yang ada kemudian melahirkan tujuan. Kerja sama didalam kelompok yang terikat secara formal disebut organisasi sedangkan seluruh proses kerja sama disebut administrasi. Lebih jelas lagi Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar manusia dengan didasari pertimbangan rasional dan moral, untuk mencapai tuijuan bersama. Karena itu kegiatan administrasi terjadi didalam organisasi.
Gambar : Hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen

 (Pidarta, 2004)

 

Gambar diatas menunjukkan bagaimana hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen. Organisasi sebagai kelompok orang yang mengikatkan diri secara formal adalah wadah yang menampung kelompok manusia. Didalam kelompok, manusia melakukan administrasi dalam bentuk kerja sama. Dan di dalam administrasi terjadi proses pengaturan. Proses pengaturan inilah disebut dengan manajemen. Manajemen yang ada didalam organisasi biasanya bertingkat dari yang terdepan sampai yanag tertinggi.

Jika disekolah adalah sebuah organisasi, maka didalam sekolah terjadi kegiatan kerja sama administrasi untuk mencapai tujuan pendidikan. Untuk mencapai tujuan pendidikan, kerja sama yang ada harus diatur sehingga semua sumber daya pendidikan bersifat harmonis, dan sinergis. Untuk itu dilakukan kegiatan pengaturan manajemen. Kepala sekolah sebagai manajer tertinggi bertugas menentukan strategi dalam mencapai tujuan pendidikan. Strategi yang ada diterjemahkan menjadi program kerja oleh semua wakil kepala sekolah sebagai manajer madya. Pelaksanaan program kerja dilakukan oleh guru dan segenap pegawai tata usaha dengan pengawasan guru senior yang ditunjuk sebagai pengawas pelaksanaan. Dengan demikian tercipta sebuah sistem organisasi yang terus bergerak mencapai tujuan. Demikianlah hubungan antara organisasi, administrasi, dan manajemen.     

PENUTUP

Sebagai kegiatan yang sistematis, setiap elemen yang membentuk organisasi diatas harus berinteraksi dan membentuk satu kesatuan yang integral. Sebuah sistem tidak bisa berfungsi dengan baik jika elemen-elemen yang ada tidak terintegrasi melalui interaksi yang baik. Misalnya, manusia yang ada tidak memiliki kejelasan tentang tujuan yang akan dicapainaya. Tentu hal ini akan menyebabkan kerancuan kegiatan sehingga alih-alih terjadi efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan, malah akan menyebabkan pemborosan dan rintangan dalam pencapaian tujuan. Jika manusia yang ada dalam kegiatan kerja sama tidak menjalankan peran dengan baik, maka hal ini akan menghambat pekerjaan pihak lain yang ada didalam organisasi. Inilah ciri sistemik dalam kegiatan kerja sama yang kita sebut administrasi. Sederhananya administrasi adalah upaya membentuk kerja sama yang sistematis dalam upaya pencapaian tujuan.  

Dan untuk  mencapai kerja sama yang harmoni dan sinergis, dibutuhkan sistem pengatur yang pada intinya terdiri dari aturan-aturan dan pengatur pihak yang menjalankan dan menegakkan aturan. Aturan berisi sejumlah keharusan dan larangan yang harus di taati dalam hubungan kerja sama. Aturan dalam konteks organisasi, berbentuk kebijakan-kebijakan, penentuan tata kerja, dan tata tertib yang harus dipatuhi oleh anggota organisasi. Sedangkan pengatur merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap tegaknya peraturan.

DAFTAR PUSTAKA

-       Hasibuan, H. Malayu S.P 2005 Manajemen, dasar, pengertian, dan masalah. Jakarta; Bumi Aksara

-       Pidarta, Mada 2004. Manajemen Pendidikan Indonesia. Jakarta; Rineka Cipta.

-       Siswanto H.B 2006. Pengantar Manajemen. Jakarta; Bumi Aksara.

-       Etzioni, Amitai, 1982. Organisasi-Organisasi Modern. Alih bahasa oleh Suryatim. Jakarta; diterbitkan atas kerja sama Universitas Indonesia dan Pustaka Bradjaguna.

-       Kaludge, Laurens, 2003. Sendi-sendi Manajemen Pendidikan. Surabaya; Unesa University Press.
Siagian, Sondang P, 1990, Filsafat administrasi, Jakarta; Haji Massagung.